Der Aufbau des Online-Buchungssystems wurde von Grund auf neu aufgebaut. Dies erfolgte in der Programmierungs-Sprache PHP oder noch genauer auf dem CakePHP Framework. Das System ermöglicht Buchungen von medizinischem Pflegepersonal in Echtzeit. Die ganze Plattform wird laufend aktualisiert.
Die Admin Schnittstelle ermöglicht den Temporärbüros ihr Geschäft auf der Software zu führen. Dies beinhaltet eine Personaldatenbank sowie Kundendatenbank, wo Informationen über Mitarbeiter und Institute erfasst sind, wie Stundenlohn pro Mitarbeiter, Studensatz pro Kunde, Zuschlag für Nacht, Wochenende oder Feiertage sowie andere Stammdaten. Im Weiteren besteht ein Dashboard, welche eine Übersicht aller Geschäftsfälle anzeigt, in welchem Status sich die Schichten befinden. Zudem ist jederzeit ersichtlich wie hoch die Einnahmen und Ausgaben waren, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter sowie der aktuelle Stand der Debitoren. Folglich wurde der Administrationsaufwand deutlich reduziert.
Das medizinische Institut sowie das Pflegepersonal verfügen ebenfalls über ein Übersichtstool, wo sie Einsicht in alle Schichten haben (offene, nicht zugeteilte oder erledigte Schichten). Darüber hinaus hat das medizinische Institut Einsicht in alle Rechnungen und das Pflegepersonal in alle Lohnabrechnungen.
Der Verfügbarkeitskalender ermöglicht eine optimale Ressourcenplanung. Das Pflegefachpersonal tragt sich im Verfügbarkeitskalender ein. Das medizinische Institut erfasst den Bedarf für die erforderlichen Einsätze, wie Qualifikation des gewünschten Personals, auf welcher Abteilung der Einsatz geleistet werden soll und wann dieser stattfindet. Es werden alle Mitarbeiter aufgelistet, welche verfügbar sind und die sofort gebucht werden können. Die Software verwendet einen Algorithmus um die verfügbaren Mitarbeiter bestimmten Schichten zuzuordnen. Die Mitarbeiter werden über Web- oder Mobile-Anwendung informiert, dabei können sie über die Annahme oder Absage der Schicht entscheiden. Mitarbeiter, welcher die Schicht als erster annimmt, übernimmt diese.
Nachdem die Mitarbeiter die Schicht erledigt haben, müssen sie die geleisteten Stunden erfassen. Die erfassten Angaben werden vom Institut validiert. Anschliessend berechnet die Software alle geleisteten Stunden in den jeweiligen Instituten. Als Folge dessen können Rechnungen an Institute und Lohnabrechnungen an Mitarbeiter versendet werden.
